Le Crabe asbl recrute un.e chargé.e d'accueil et de secrétariat

Vendredi, 20 août, 2021

L’ASBL Crabe, en tant que centre d’insertion socioprofessionnelle, organise des formations reconnues par la Région Wallonne. L’association recherche actuellement un.e chargé.e d'accueil et de secrétariat.

Objectif :

Le/la responsable de l’accueil et du secrétariat a pour objectifs que :

  • Les personnes qui contactent l’association soient bien reçues, informées et orientées ;
  • Les informations entrantes soient réorientés adéquatement et rapidement, et que les informations sortantes soient bien adressées, également de manière adéquate et dans les délais indiqués ;
  • Les informations centralisées à l’accueil, formellement et informellement, soient bien relayées et alimentent une adaptation des procédures d’accueil et de fonctionnement ;
  • Les espaces soient disponibles et accueillants pour les cours, réunions ou autres événements.

Elle sera également chargée de répondre aux besoins de soutien administratif de l’équipe.

Votre fonction :

Accueil

  • Accueillir, informer, renseigner et orienter le public en face à face ou au standard téléphonique ;
  • Organiser l’espace d’accueil et d’information ;
  • Gérer les salles, le matériel de projection et autres : réservations, préparations, remises en ordre, …

Secrétariat

  • Gérer le courrier entrant : tri, réponse ou transmission et certains courriers sortants : mailings, invitations, …
  • Apporter un soutien aux tâches administratives de l’association ou/et de l’équipe, par exemple :
    • Gérer les photocopies massives : cours, documents de réunions,…
    • Gérer la compilation et la mise à jour de la base de données des contacts
    • Faire remplir quotidiennement les feuilles de présence par les stagiaires et les transmettre à la responsable administrative des stagiaires
    • Contribuer activement au classement et à l’archivage ;

Soutien logistique

  • Préparer et prendre en charge les achats généraux de fonctionnement et d’activité : alimentation, papeterie, fournitures de bureau, …
  • Gérer les stocks et flux de ces biens ;
  • Gérer les véhicules de l’asbl : papiers, entretiens, contrôle technique, ...
  • Assurer que les conditions de la propreté du batiment soient réunies (matériel d’entretien, …) ;
  • Contribuer à l’entretien et à l’organisation du batiment, d’initiative et en bonne coordination avec l’équipe : bon fonctionnement général, identification des problèmes, prise de certains contacts avec les fournisseurs ou corps de métier,…
  • Soutien à des événements, internes ou externes, selon les besoins de leur organisation.

Dans la limite des compétences et du temps de travail, vous vous efforcez d’apporter un soutien dans les différentes demandes qui émanent de l’équipe

Votre profil :

  • Vous êtes ponctuel, accueillant et disponible.
  • Vous avez une bonne communication orale et écrite ainsi qu'un bon relationnel.
  • Vous avez l'esprit d'équipe.
  • Vous avez des connaissances dans les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, gestion des mails, ...)
  • Vous êtes organisé.

Lieu de travail :

Crabe A.S.B.L. , 23a Rue Sergent Sortet 1370 Jodoigne

Condition de l’emploi :

  • En article 60 via un CPAS
  • Et/ou éligible aux aides AviQ

Engagement au plus tard pour le 08/11/2021.

Envoyez votre lettre de motivation et votre CV à recrutement@crabe.be avec la communication « Accueil et secrétariat ».